Wat zet je in je e-mailhandtekening? (En wat moet wettelijk)

De basis

Een goede handtekening beantwoordt in één oogopslag drie vragen: wie is dit, waar werkt hij, en hoe bereik ik hem? In die volgorde:

1. Volledige naam. De naam waarmee mensen je aanspreken.
2. Functie. Kort en duidelijk: ‘Accountmanager’ zegt meer dan ‘Chief Happiness Hero’.
3. Bedrijfsnaam. Gelinkt naar je website, of met de website op een eigen regel.
4. Eén telefoonnummer. Het nummer dat je echt opneemt. Schrijf het zo dat iemand uit het buitenland het kan bellen, bijvoorbeeld +31 20 123 4567.
5. Website. Kort, zonder ‘https://’.

Je e-mailadres is optioneel: de ontvanger heeft het al. Zet het erbij als je mails vaak doorgestuurd of geprint worden.

Extra's die hun plek verdienen

• Foto of logo. Een foto maakt mail van persoon tot persoon persoonlijker, een logo laat een team er als één geheel uitzien. Hooguit één van elk. Zie het formaat van je plaatjes.
• Sociale links. Eén tot drie kanalen waar je echt actief bent. Voor de meeste zakelijke functies is LinkedIn genoeg.
• Eén call-to-action. Een afsprakenlink, een verzoek om een review of je nieuwste case. Eén, geen drie. Templates zoals CTA-Focused zijn daaromheen gebouwd.
• Voornaamwoorden. Steeds gebruikelijker, en handig als je naam het niet meteen duidelijk maakt.
• Adres. Handig voor winkels, praktijken en kantoren waar mensen langskomen. Werk je op afstand? Laat het weg.
• Een banner. Voor een campagne of evenement. Zie banners in je handtekening.

Wat je beter weglaat

• Inspirerende quotes en slogans: ze verouderen snel en niet iedereen deelt je smaak.
• Elk sociaal netwerk waar je op zit.
• Meerdere telefoonnummers, faxnummers en extra e-mailadressen.
• Je contactgegevens als plaatje: niet klikbaar, niet te kopiëren en onleesbaar als plaatjes uit staan.
• Disclaimers die langer zijn dan je mail. Heeft je bedrijf er een nodig? Houd hem kort.
• ‘Verzonden vanaf mijn iPhone’, als je er ook een korte mobiele handtekening voor in de plaats kunt zetten.

Wat moet er wettelijk in zakelijke mail?

In een aantal landen moeten bedrijven bepaalde gegevens in hun mail zetten. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. De regels verschillen per rechtsvorm, dus check het bij je boekhouder of jurist.

Een compacte manier om dat kwijt te kunnen: een kleine grijze regel onder je handtekening, bijvoorbeeld Voorbeeld BV · KVK 12345678 · Statutair gevestigd te Amsterdam. In Regardly zet je die in het veld voor de disclaimer. Dat werkt met elk template.

Voorbeelden per beroep

Wat er in je handtekening hoort, hangt af van wat mensen van je nodig hebben:

Meer beroepen vind je bij handtekeningen per beroep.

Tips voor de opmaak

• Vier tot zes regels tekst. Heb je meer nodig? Dan zijn het waarschijnlijk twee handtekeningen.
• Eén of twee kleuren, het liefst je huisstijlkleur plus grijs.
• Je naam iets groter of vetter, de rest even groot.
• Gebruik een scheiding (een lijntje of een puntje ·) in plaats van labels als ‘T:’ en ‘W:’. Die maken het druk.
• Een kortere versie voor antwoorden. In Gmail en Outlook kies je een andere handtekening voor antwoorden en doorgestuurde mails.

Maak de jouwe

De gratis generator heeft velden voor alles hierboven en zet het in de goede volgorde. Kies een template, vul hem in, kopieer hem en plak hem met de handleiding voor je mailprogramma. Wil je weten op welke links mensen klikken? Daar is Pro voor.